Sananvuoro Julkiset hankinnat – 3 haastetta ja 8 ratkaisua julkisen sektorin kalustohallintaan

Suomen julkinen sektori on kovassa murroksessa väestön ikääntyessä, yhteiskunnan kaupungistuessa ja teknologian avatessa aivan uusia mahdollisuuksia. Kymmeniä eri julkisen sektorin päättäjiä tavattuani olen tullut siihen johtopäätökseen että julkisen sektorin kaluston hankintapäätökset kaipaavat ravistelua. Suomessa julkisen sektorin käytössä on yli miljardilla eurolla kalustoa, joten kansantaloudellisestikin puhutaan merkittävästä asiasta.

Kolme piintynyttä haastetta julkisen sektorin kalustohankinnoissa:

1. Keskittyminen fyysisen raudan kilpailuttamiseen

Hankinnat kovin usein keskittyvät itse fyysisen kohteen kilpailuttamiseen ja harvoin kyseisen kohteen koko elinkaareen. Tämä luo usein halpuuden harhan, joka usein kostautuu kalliimpina ylläpitokustannuksina. Toki fyysisen kohteen kilpailuttaminen on yksinkertaista, mutta usein lyhytnäköistä.

2. Hankintoja ei koordinoida riittävästi

Hankintoihin keskittyvä osaaminen on julkisella sektorilla varsin keskittynyttä. Tämän vuoksi varsinkin vähempiarvoiset hankinnat pyritään usein hoitamaan vanhoilla totutuilla malleilla. Uudistamiseen ei usein ole aikaa tai resursseja. Hankintojen koordinointi ja yhteishankinnat ovat usein harvinaisuuksia. Tämä johtaa heterogeeniseen ja epätarkoituksenmukaiseen kalustoon.

3. Omistaminen ainoana vaihtoehtona

Omistaminen ei aina ole se järkevin tapa. Julkisen sektorin ydintehtävä tuskin on omistaa kalustoa. Kaluston omistaminen on edelleen kuitenkin valtavirtaa ja käyttöperusteinen hankintatapa on vielä harvinaista. Käyttöön tai aikaan perustuva hankintatapa on useasti kuitenkin tehokkaampi tapa kuin varsinainen omistaminen.

 

Me Sectolla pohdimme kahdeksan keinoa lisätä julkisen sektorin kaluston käytön tehokkuutta:

1. Fyysisen raudan hankinnasta kohti elinkaariajattelua

Kilpailutuksissa on täysin mahdollista kilpailuttaa fyysisen raudan sijaan elinkaarikustannukseltaan edullisinta kohdetta. Tällöin nostetaan kohteen hinnan sijaan keskiöön kaluston pääoma-arvon lasku elinkaaren aikana sekä käyttö- ja ylläpitokustannukset.

2. Hyödynnä kohteen jälkimarkkina-arvo

Kaikella hankittavalla kalustolla on aina jälkimarkkina-arvo. Kirjanpidollisesti tämä arvo usein katoaa muutamassa vuodessa kaavamaisten poistokäytäntöjen vuoksi. Tämän jälkeen taseeseen usein muodostuu näennäisen ”ilmaista” kalustoa. Tämä johtaa illuusioon, joka ei huomioi kalustosta saatavaa jälkimarkkina-arvoa tai liiallisia ylläpitokuluja. Usein kohde kannattaa myydä heti taloudellisen pitoajan jälkeen jälkimarkkinoille, jolloin siitä on saatavissa vielä paras mahdollinen hinta.

3. Tarkka kohteen datan ja kustannusten seuranta

Liian usein hankittua kalustoa ei seurata mitenkään. Nykyinen teknologia on jo pitkään mahdollistanut liikkuvien kohteiden tarkan seurannan, puhutaan sitten kustannuksista, sijainnista, käyttötunneista tai huoltotarpeen ennakoinnista.

Parempi data johtaa parempiin päätöksiin ja tätä kautta kunta/kaupunki voi esimerkiksi päättää onko kohteen omistaminen, vuokraaminen vai urakoitsijan käyttäminen missäkin tilanteessa järkevintä. Ilman dataa ja ajantasaista seurataa kaikki asiat ovat vain mielipiteitä.

4. Reagoinnista ennakointiin

Tulevien tarpeiden ennakointi johtaa kustannustehokkuuteen riippumatta minkälaisesta kalustosta puhutaan. Oikeaan dataan perustuva päätöksenteko mahdollistaa huoltotarpeiden, käyttötarpeiden, luopumis- ja hankintarpeiden ennakoinnin. Usein kalustohankinnoissa ennakointi mahdollistaa myös riittävän vertailun ja kilpailuttamisen jolloin taataan kustannustehokas ja tarkoituksenmukainen kalusto.

5. Piiloarvot päivänvaloon myynnillä ja takaisinvuokrauksella

Kuten jo yllä mainittiin, kirjanpidon kaavamaiset poistokäytännöt usein johtavat kaluston ”ilmaisuus” harhaan. Kaluston markkina-arvot on mahdollista palauttaa päivänvaloon ja seurannan alle tekemällä omistetulle kalustolle myynti ja takaisinvuokraus-menettely. Samalla omistajan on mahdollista saada kalustostaan markkinahintaiset kassavarat oman toiminnan käyttöön.

6. Kalustoon liittyvän tulosvastuullisuuden kasvattaminen

Yritysmaailmassa tulosvastuullisuus on ollut jo pitkään agendalla. Julkisellakin sektorilla kaluston tulosvastuuta on helppo lisätä teknisillä seurantavälineillä, joilla seurataan esim. ketkä kalustoa käyttävät, mihin tarkoitukseen ja kuinka paljon. Tämä karsii tehokkaasti huolimattomuusvahinkoja, turhaa käyttöä ja raskasta kaasujalkaa. Teknologia on tähän kaikkeen jo olemassa.

7. Älä tee kertahankintoja – standardoi

Heterogeeninen yli ajan hankittu kalusto on harvoin tarkoituksenmukaisin. Kaluston systemaattinen standardointi ja parhaiden markkinakäytäntöjen läpikäynti auttaa merkittävästi leikkaamaan kaluston elinkaarikustannuksia, parantamaan yleistä ilmettä ja lisäämään turvallisuutta. Standardoinnilla saavutetaan myös suurhankintojen skaalaedut, joilla on kaluston suhteen merkittäviä vaikutuksia.

8. Keskity oleelliseen

Keskittyminen omiin vahvuuksiin on pitkässä juoksussa kilpailukykyisen toiminnan edellytys. Julkisellakin sektorilla on hyvä kysyä, onko liikkuvan kaluston omistaminen (omistamiseen liittyvine vastuineen ja töineen) aina se oikea ratkaisu. Helppous hankintavaiheessa kostautuu monimutkaisuutena ja kalleutena käyttökaudella. Markkinoilta löytyy jo paljon käyttöön perustuvia ratkaisuja joilla omistamiseen liittyvää taakkaa kaikkine vastuineen voidaan ulkoistaa kumppanille.

___

Keskustelu jatkuu Secton some-kanavissa Facebookissa ja LinkedIn:ssä.

Sananvuoron kirjoittaja Ville Kujansuu on tiettävästi Suomen innovatiivisin blogaava talousjohtaja (toim. subjektiivinen huom.). Suomen johtavan autoalan palveluyhtiön Secto Automotiven riveihin Ville liittyi vuonna 2014.

Ville Kujansuu Secto Automotive

Ota yhteyttä!

Haluan lähettää teille